Niekończące się rekrutacje i ciągłe rotacje pracowników to zmora wielu firm. Do tego dochodzą koszty kolejnych procesów rekrutacyjnych i dodatkowy czas. Zazwyczaj proces rekrutacyjny jest tym droższy, im wyższe oraz bardziej wyspecjalizowane jest stanowisko, na które rekrutujemy. Coraz częściej nieodłącznym elementem rekrutacji są różnorodne testy, które mają za zadanie wspierać nowoczesne procesy rekrutacyjne i tym samym minimalizować ryzyko wyboru niewłaściwego kandydata.

Nieudana rekrutacja to taka, kiedy pracownik po trzech miesiącach pracy rezygnuje z dalszej współpracy lub też gdy pracodawca podejmuje decyzję o nieprzedłużeniu z zatrudnionym pracownikiem umowy. Tak czy inaczej, to pracodawca ponosi wszystkie koszty związane z błędną decyzją o zatrudnieniu. Już nie tylko wielkie korporacje, w których naraz toczy się duża liczba procesów rekrutacyjnych, liczą koszty błędnych decyzji kadrowych, ale również małe firmy, którym równie mocno zależy na skompletowaniu odpowiedniego zespołu.

Wysokie koszty błędnych rekrutacji

Według danych z raportu PwC „Saratoga Human Capital Benchmarking 2015” wydatki firm związane z pozyskaniem nowego pracownika wzrosły średnio o ok. 40 proc. w porównaniu do danych sprzed 4 lat. Średni koszt procesu rekrutacyjnego to ok. 2640 zł, a w przypadku firm produkcyjnych nawet 4300 zł. Koszty błędnej rekrutacji w przypadku stanowiska menedżerskiego są średnio szacowane na poziomie rocznej pensji brutto. Finalna kwota, jaką musi ponieść firma za zrekrutowanie niewłaściwej osoby, uzależniona jest od kilku czynników, w tym m.in. od poziomu stanowiska, na które rekrutujemy, kosztów publikacji ogłoszenia, liczby rozmów kwalifikacyjnych, szkolenia adaptacyjnego dla nowego pracownika, przygotowania stanowiska oraz zaangażowania czasu osób z działu rekrutacji i inny działów wspierających, które wprowadzają nową osobę do firmy. Często pomijane, ale jakże istotne z punktu widzenia funkcjonowania całego zespołu, pozostają również kwestie związane ze słabnącą motywacją i zaangażowaniem pracowników firmy, w którym co chwila zmieniają się członkowie zespołu lub menedżerowie. Do tego dochodzą koszty związane z utratą potencjalnych klientów i niewykorzystanymi okazjami biznesowymi. W przypadku kilku nieudanych procesów rekrutacyjnych koszty te zaczynają stanowić całkiem pokaźną sumę. Co zatem zrobić, aby zwiększyć prawdopodobieństwo sukcesu procesu rekrutacyjnego, a co za tym idzie zminimalizować koszty związane z ponowną rekrutacją? Cel ten można osiągnąć poprzez wykorzystanie odpowiednich narzędzi umożliwiających lepszą weryfikację kompetencji kandydata – jednym z tych narzędzi są testy psychometryczne.

Wsparcie procesów rekrutacyjnych

Testy do preselekcji kandydatów można podzielić na dwie grupy: osobowościowe i kwalifikacyjne, zwane też testami umiejętności. Testy umiejętności mają za zadanie przede wszystkim sprawdzić zakres wiedzy kandydata pod kątem stanowiska, na które rekrutuje. Zaletą tego typu testów jest na pewno to, że wszyscy kandydaci otrzymują ten sam zestaw pytań i tym samym łatwiej jest porównać w sposób obiektywny poziom wiedzy poszczególnych osób. Wykluczamy tym samym możliwość ryzyka związanego z nieporównywalnym przebiegiem rozmowy rekrutacyjnej, podczas której rekruter może zadawać inny zestaw pytań. Zazwyczaj testy kwalifikacyjne zawierają pytania zamknięte, otwarte lub konkretne zadania. Zdarza się również, że wykorzystywane są wszystkie ze wspominanych elementów – to zależy od stanowiska, pod kątem którego został stworzony test.

Drugą grupę testów stanowią testy osobowościowe, które z jednej strony dla wielu firm wciąż stanowią dość kontrowersyjną metodę oceny kandydata, ale z drugiej strony to właśnie tzw. cechy osobowości pozwalają określić, czy aplikujący ma osobowość pożądaną na danym stanowisku. Dzięki tego typu testom pracodawca ma możliwość zbadać zachowania kandydata pod kątem konkretnych cech psychologicznych.

Jeszcze kilka lat temu stosowanie testów osobowości w rekrutacji budziło niemałe kontrowersje, a co więcej przeprowadzać je mogli jedynie posiadający dyplom psychologa. Dziś, aby móc właściwie zinterpretować wyniki i udzielić prawidłowej informacji zwrotnej kandydatom, wystarczy odpowiednia certyfikacja.

Jak nie mierzyć?

Wiarygodność otrzymywanych na podstawie wyników informacji jest dość wysoka. Okazuje się jednak, że niektóre kwestionariusze nie są wystarczająco skuteczne w rekrutacji. Dlaczego?

Jednym z głównych powodów jest niewłaściwy dobór narzędzia. Często rekruterzy wykorzystują narzędzia, które nie są przeznaczone do stosowania w procesach selekcji kandydatów – takim przykładem są Insight Discovery bądź MBTI®, których przeznaczeniem jest rozwój badanego, a co za tym idzie w swojej konstrukcji nie są odporne na tzw. czynnik aprobaty społecznej. Oznacza to, że bardziej świadomy kandydat jest w stanie przewidzieć, jakie odpowiedzi są pożądane na danym stanowisku. Konsekwencją takiej sytuacji jest otrzymanie profilu, który potencjalnie może być niezgodny z rzeczywistymi preferencjami kandydata, a co za tym idzie wartość diagnostyczna otrzymanych wyników jest praktycznie żadna.

Kolejnym czynnikiem, wpływającym na skuteczność wykorzystywanych narzędzi, jest kontekst kulturowy – rekrutacja w każdym kraju i w każdej firmie posiada swoją specyfikę. Większość dostępnych na rynku narzędzi została stworzona poza granicami Polski, co oznacza, że wykorzystywane narzędzia były tłumaczone na język polski. Natomiast przyjrzenie się bliżej metodologii związanej z adaptacją narzędzia do naszej specyfiki pozostawia czasem wiele do życzenia. Warto pamiętać, że testy psychometryczne pozwalają jedynie na prognozowanie badanych cech osobowości, a nie są bezpośrednim odzwierciedleniem rzeczywistości.

Jak stworzyć dobry test psychometryczny?

Rekruterzy coraz częściej poszukują testów, które będą zaprojektowane specjalnie dla danej firmy i tym samym będą uwzględniały potrzeby i specyfikę pracy w danej organizacji. Praca nad takim narzędziem składa się zwykle z kilku etapów.

Zbuduj zespół

Praca nad budową zindywidualizowanego testu powinna się rozpocząć od stworzenia odpowiednio dobranego zespołu, który będzie wspólnie pracował nad kwestionariuszem. Taki zespół powinien łączyć w sobie praktyków, czyli osoby ze środowiska biznesowego, które znają specyfikę pracy w danej organizacji, ale równie istotna jest tutaj obecność osób, które na co dzień zajmują się tworzeniem testów psychometrycznych, czyli psychologów i statystyków.

Określ pożądane cechy

Tak stworzony, interdyscyplinarny zespół, rozpoczyna pracę od określenia potrzeb danej firmy, czyli pożądanych na danym stanowisku kompetencji/cech osobowościowych. Tutaj bardzo ważny jest udział osób ze środowiska biznesowego, które doskonale znają specyfikę pracy na stanowisku, dla którego tworzony jest kwestionariusz.

Określ zachowania

Na podstawie dokładnie przygotowanego opisu zestawu kompetencji zespół przygotowuje zestaw zachowań, które są kluczowe, z punktu widzenia pracy na danym stanowisku oraz wyodrębnia grupę cech, które są niepożądane. Wtedy można już budować konkretne pytania (itemy) do kwestionariusza.

Co mierzą testy osobowościowe?

– przywódcze, zdolności zarządzania relacjami z klientem),

– kompetencje indywidualne (np. kompetencje komunikacyjne, styl rozwiązywania konfliktów),

– możliwości intelektualne (zarówno pod kątem inteligencji ogólnej, jak i emocjonalnej),

– kompetencje społeczne (np. preferowany przez kandydata sposób zachowania w zespole).

Zaproponuj konkretne pytania

Na tym etapie warto uwzględnić kilka kwestii – pierwsza z nich dotyczy wspomnianego czynnika aprobaty społecznej. Jednym ze sposobów, które umożliwiają zminimalizowanie czynnika aprobaty społecznej jest wprowadzenie tzw. skali kłamstwa, czyli zestawu pytań umożliwiających weryfikację spójności udzielanych przez kandydata odpowiedzi. Niestety, zazwyczaj kwestionariusze zawierające skalę kłamstwa są złożone z kilkuset pytań, a co za tym idzie proces wypełniania takiego testu jest bardzo czasochłonny. Dlatego też jednym z rozwiązań stosowanych przy tworzeniu kwestionariuszy stosowanych w biznesie jest tworzenie odpowiedzi niejednoznacznych fasadowo – czyli takich odpowiedzi, które w obu przypadkach są pożądane społecznie. Po stworzeniu wszystkich pozycji w kwestionariuszu mamy gotowe narzędzie.

Przeprowadź testy rzetelności

Aby mieć pewność, że opracowane narzędzie dostarcza informacji, których potrzebuje rekruter – należy przeprowadzić szereg badań testowych. Dobrze skonstruowany test powinien zostać przebadany na odpowiedniej próbie respondentów, ponieważ dopiero odpowiednia grupa przebadanych osób umożliwi nam stwierdzenie, czy dane narzędzie jest rzetelne (dokładność pomiaru) i trafne (mierzy to, co ma mierzyć).

Sprecyzuj profil stanowiskowy

W sytuacji, kiedy mamy zebraną odpowiednią liczbę danych, a co za tym idzie potwierdzoną wartość metodologiczną narzędzia, możemy zacząć stosować je do procesów rekrutacyjnych. Na tym etapie możemy przeprowadzić także tzw. kalibrację, czyli określenie dokładnego profilu wymaganego na danym stanowisku. Proces kalibracji polega na przebadaniu referencyjnej grupy pracowników, której wyniki umożliwią zdefiniowanie pożądanych cech na podstawie obiektywnych danych. Dzięki kalibracji minimalizujemy subiektywizm związany z określeniem przez dział personalny bądź bezpośredniego przełożonego pożądanego profilu kandydata.

Przykładowe testy wykorzystywane w rekrutacji

Hogan Select

Bada style zachowań w pracy, głównie te, które są kluczowe pod kątem osiągania efektywności w danej organizacji i na danym stanowisku. Raport Hogana jest generowany niemalże natychmiast po wypełnieniu przez kandydata testu, a co za tym idzie rekruterzy od razu mogą uzyskać informację o potencjale danej osoby, jak i jej ograniczeniach, w tym wartościach i postawach, z którymi się identyfikuje.

Thomas PPA (Analiza Profilu Osobowego)

To narzędzie służące do analizy stylów zachowań osób w środowisku pracy. Poprzez odpowiedzi na poszczególne pytania otrzymujemy informację na temat preferowanego stylu działania kandydata, informacji, na ile ten styl działania ulega motywacji w środowisku zawodowym oraz w warunkach presji otoczenia. Kwestionariusz Thomas PPA zwiększa efektywność procesów rekrutacyjnych, ponieważ dostarcza odpowiedzi, na ile kandydat jest dopasowany do wyzwań, jakie stawiane są na stanowisku, na które aplikuje.

SHL

W przypadku tych testów najczęściej stosowane są: Analiza Danych Słownych i Analiza Danych Liczbowych. Pierwszy z nich wskazuje poziom umiejętności logicznej oceny różnego rodzaju argumentów względem badanego fragmentu tekstu. Kandydat poddany tego typu testowi ma za zadanie ocenić każde z podanych stwierdzeń i zdecydować o jego prawdziwości, fałszu lub też czy zawarte informacje nie są wystarczające, aby dokonać logicznej oceny. Z kolei test Analiza Danych Liczbowych sprawdza zdolności kandydata pod kątem operowania danymi liczbowymi przestawionymi w tabelach statystycznych.

Test nie podejmie decyzji za rekrutera

Należy pamiętać, że niezależnie od wartości statystycznej kwestionariusze psychometryczne nie zastąpią bezpośredniego spotkania z kandydatem. Wyniki testów służą jako wsparcie procesów rekrutacji, a co za tym idzie nie powinna się na nich opierać ostateczna decyzja o zatrudnieniu kandydata. Kwestionariusze powinny służyć jako punkt wyjścia do dodatkowych analiz oraz jako informacja o cechach osobowości kandydata, które raczej trudno byłoby nam zweryfikować podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Stosowanie testów rekrutacyjnych jest również elementem budowania wizerunku firmy jako pożądanego pracodawcy – employer branding. Tego typu narzędzia wspierające są utożsamiane przez kandydatów z profesjonalnymi i atrakcyjnymi pracodawcami.

Sukcesy rekrutacyjne i znalezienie odpowiednich kandydatów to tylko jedno z wielu zastosowań testów psychometrycznych we współczesnym biznesie. Dziś kwestionariusze stanowią doskonałe narzędzie wpierające dla konsultantów HR. Dzięki narzędziom psychometrycznym można też bliżej poznać obecnych pracowników i oprócz rekrutacji i selekcji wykorzystać je np. do planowania ścieżek awansu, czy opracowywania programów rozwojowych pracowników.

Bożena Roczniak

dr Bożena Roczniak

R&D Director w Ostendi Global. Doktor nauk medycznych i certyfikowany coach ICC. Współtwórca wielu narzędzi psychometrycznych.

Monika Jagodzińska

Monika Jagodzińska

Communication Manager w HR Development. Opracowuje, koordynuje aktywności i komunikację związaną z rozwojem usług firmy.

Artykuł został opublikowany w miesięczniku „Personel & Zarządzanie, Numer 10/2016, Wydawnictwo Infor